ORDEM DE SERVIÇO DFORSP Nº. 47, de 29 de SETEMBRO DE 2023.

Define o fluxo de atribuições para a virtualização dos processos físicos desarquivados pelas Varas da Seção Judiciária de São Paulo.

O JUIZ FEDERAL DIRETOR DO FORO E CORREGEDOR PERMANENTE DOS SERVIÇOS AUXILIARES DA JUSTIÇA FEDERAL DE PRIMEIRO GRAU – SEÇÃO JUDICIÁRIA DE SÃO PAULO, DR. MARCIO FERRO CATAPANI, no uso de suas atribuições legais e regulamentares;

CONSIDERANDO os termos da Resolução n.º 185, de 18 de dezembro de 2013, e alterações posteriores, do Conselho Nacional de Justiça, que disciplinou a tramitação do processo judicial eletrônico nos órgãos do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a edição da Resolução n.º 469, de 31 de agosto de 2022, do Conselho Nacional de Justiça, que estabeleceu diretrizes e normas sobre a digitalização de documentos judiciais e administrativos e de gestão de documentos digitalizados do Poder Judiciário;

CONSIDERANDO a edição da Resolução n.º 482, de 09 de dezembro de 2021 e alterações posteriores, da Presidência do Tribunal Regional Federal da 3.ª Região, que dispôs sobre as normas relativas ao Sistema Processo Judicial Eletrônico - PJe no âmbito da Justiça Federal da 3.ª Região;

CONSIDERANDO que a digitalização dos processos físicos desarquivados pelas Varas da Seção Judiciária de São Paulo passará a ser realizada por empresa terceirizada no Anexo Presidente Wilson;

CONSIDERANDO a necessidade de expandir a sistemática da digitalização aos autos desarquivados;

CONSIDERANDO que o trabalho da Justiça Federal se pauta na busca por uma prestação jurisdicional célere, efetiva e eficiente;

CONSIDERANDO o teor do processo SEI n.º 0019347-81.2022.4.03.8001;

RESOLVE:

Art. 1.º Os processos físicos desarquivados pelas Varas da Seção Judiciária de São Paulo, selecionados para virtualização, serão remetidos à Central de Digitalização - CENTRALDIGI/DIPJ, pela empresa terceirizada de guarda, observando-se o fluxo e as atribuições constantes nesta Ordem de Serviço.

Art. 2.º O disposto nesta Ordem de Serviço não se aplica aos processos desarquivados:

I - para consulta ou extração de cópias, expedição de certidões, extração de dados ou documentos, informações e outros que não necessitem tramitar no sistema PJe;

II - para análise de pedidos urgentes a critério da Vara;

III - que serão digitalizados pela parte;

IV - mencionados no art. 3.º, parágrafo único, desta norma.

§ 1.º Os processos mencionados neste artigo serão entregues diretamente nas Secretarias das Varas solicitantes ou na Divisão de Arquivo e de Depósito Judicial - DUDJ.

§ 2.º Na hipótese de desarquivamento, nos termos do art. 4.º, inciso II, havendo a devolução dos autos físicos pela CENTRALDIGI/DIPJ às Varas, em observância aos termos do art. 2.º caput, caberá às unidades judiciárias a virtualização dos referidos processos.

Art. 3.º Os autos desarquivados, exceto aqueles mencionados no artigo anterior, serão entregues na Central de Digitalização - CENTRAL DIGI/DIPJ, localizada na Rua Vemag, 668 - Vila Carioca - CEP 04217-050 -São Paulo / SP.

Parágrafo único. Na hipótese de desarquivamento solicitado diretamente pela parte, por meio do formulário disponível no link https://web.trf3.jus.br/sistemasweb/PeticaoProcessoFisico, os autos serão encaminhados a Seção de Atendimento - SUNC/Divisão de Arquivo e de Depósito Judicial - DUDJ no Anexo Presidente Wilson apenas para consulta no local e eventual extração de cópias.

Parágrafo único. Na hipótese de desarquivamento solicitado diretamente pela parte, deverá ser observado o disposto na Portaria Conjunta DFORSP/ DFORMS n.º 1, de 19 de julho 2021."

Art. 4.º Caberá às Varas:

ANTES DA VIRTUALIZAÇÃO

I- definir os processos que serão enviados para virtualização, observando os critérios estabelecidos no art. 2.º desta Ordem de Serviço;

II- realizar o pedido de desarquivamento dos processos físicos junto à empresa terceirizada responsável pela guarda do acervo, por meio do sistema MUMPS, e selecionar uma das opções de endereço de entrega (na Vara ou na Central de Digitalização - CENTRALDIGI/DIPJ);

III- inserir metadados no PJe a partir do extrato processual do MUMPS;

APÓS A VIRTUALIZAÇÃO

IV - conferir os dados de autuação no PJe, retificando-os se necessário;

V - intimar as partes e advogados para que se manifestem acerca de eventual desconformidade na digitalização;

VI - priorizar a solução remota, pela qual torna-se desnecessária a movimentação física dos autos, quando verificadas desconformidades no procedimento de digitalização.

Parágrafo único. As mídias (DVD's/CD's) não serão objeto do trabalho da empresa terceirizada, de modo que caberá às Varas a inserção do seu conteúdo no PJe.

Art. 5.º Caberá à Central de Digitalização - CENTRALDIGI/DIPJ:

I - recepcionar os autos físicos desarquivados, observando se os processos solicitados e os desarquivados são os mesmos, bem como verificar se as quantidades conferem com as guias, no ato da entrega pela empresa terceirizada de guarda;

II - receber os autos no sistema MUMPS e lançar a Baixa 133 - "Autos Digitalizados - ao PJe - Desarquivados - CENTRALDIGI/DIPJ";

III - verificar se há mídias e documentos não digitalizáveis/digitalizados como plantas, mapas e documentos lacrados, assim como aqueles que são objeto do delito, como moedas falsas, caso em que deverá ser colada na capa dos autos e no PJe a etiqueta informativa "Atenção: contém mídia/documentos não digitalizáveis/digitalizados";

IV - supervisionar a atividade de digitalização dos feitos, realizada pela empresa terceirizada, cumprindo estritamente o fluxo de virtualização, conforme estabelecido no POP – Procedimento Operacional Padrão elaborado de acordo com o disposto na Resolução CNJ n.º 469/2022;

V - excluir as imagens digitalizadas no sistema PJe, no caso de desconformidade;

VI - certificar nos autos físicos a sua virtualização e inserção no PJe, comunicando a respectiva Vara;

VII - lançar nos autos eletrônicos, a conformidade dos autos digitais com os respectivos autos físicos;

VIII - executar o pedido de correção ou revisão formulado pela Vara de origem.

Art. 6.º Após a virtualização, a Central de Digitalização - CENTRAL DIGI/DIPJ encaminhará os autos físicos à Divisão de Arquivo e de Depósito Judicial - DUDJ, para guarda pelo prazo de 180 (cento e oitenta) dias, após o qual serão enviados ao arquivo da empresa terceirizada de guarda.

Art. 7.º A Divisão de Apoio Judiciário - DUAJ fornecerá à Subsecretaria de Serviços Judiciais Auxiliares - UAPA, mensalmente, relatório atualizado contendo os processos desarquivados de cada Vara e, dentre eles, quais foram encaminhados à Central de Digitalização - CENTRAL DIGI/DIPJ.

Art. 8.º Os procedimentos previstos nesta Ordem de Serviço serão adotados somente aos processos desarquivados a partir da data de sua publicação.

Art. 9º. Revogar a Ordem de Serviço DFORSP nº 39, de 16 de novembro de 2022.

Art. 10. Esta Ordem de Serviço entra em vigor na data de sua publicação.

PUBLIQUE-SE. REGISTRE-SE. CUMPRA-SE.

Marcio Ferro Catapani

Juiz Federal Diretor do Foro da Seção Judiciária de São Paulo